Êtes-vous plutôt EFFICACE ou EFFICIENT dans votre gestion du temps ?

Et si on distinguait ces deux concepts essentiels dans la gestion du temps !!!

Avez-vous une Gestion efficace ou êtes-vous plutôt efficient du temps ?

Commençons par observer la définition de chacun :

L’Efficacité est la capacité, d’une personne ou d’un groupe ou d’un système, à parvenir à ses fins, à ses objectifs (ou à ceux qu’on lui a fixés).

L’Efficience est un composant important de la mesure de la performance. C’est l’optimisation de la consommation des ressources utilisées dans la production d’un résultat avec un minimum d’effort.

Pour s’en souvenir plus facilement, considérez l’efficacité comme faisant partie de l’efficience. Il ne s’agit pas juste de faire et d’atteindre un objectif. Il s’agit de faire avec un minimum d’effort (énergie), en optimisant au maximum ses dépenses pour un maximum de résultat.

C’est ce qui distingue les personnes qui réussissent vraiment et qui sont capables de gérer un nombre incroyable de chose en même temps : famille, direction de grosses entreprises (plusieurs parfois), vie social, passion…

Comment gérer votre temps pour de meilleurs résultats

Pourquoi certaines personnes semblent mieux gérer leur temps que d’autres ?

Supposons que vous ayez une liste de personnes à appeler pour une réunion à venir. Si vous pensez en termes d’efficacité, vous allez réfléchir à déterminer le meilleur moment pour appeler, ensuite vous allez vérifier que la liste soit exacte et à jour, etc.

Mais si vous pensez en termes d’efficience, vous allez vous demander : « Appeler ces personnes, est-ce la meilleure manière d’optimiser mon temps ?». Vous examinez les options, telles que la délégation de la tâche (faire appeler par quelqu’un d’autre), l’utilisation d’un autre mode de communication (mail, SMS…) ou la possibilité de le faire vous-même. L’important est de sortir de ses habitudes et de ses schémas mentaux pour appréhender le temps autrement.

Une gestion efficace du temps dépend de votre capacité à bien faire quelque chose, mais l’efficience consiste d’abord à déterminer si vous devriez tout simplement le faire !

Pensez à vos tâches quotidiennes. Vous concentrez-vous sur les résultats ou les tâches ? Si vous vous concentrez sur des tâches à réaliser, vous aurez l’impression de n’avoir rien accompli de votre journée.

Plutôt que de se concentrer sur des tâches sans importances ou d’essayer de passer le temps, orientez vos pensées sur « quels sont mes objectifs à atteindre ».

Beaucoup de gens essaient de faire un maximum de choses en même temps pour combler leur journée, les fameux « multitâches ». Ils sont très occupés toute la journée, certes, passant d’une tâche à l’autre, sans pour autant atteindre d’objectifs personnels ou professionnels. Une chose que les neurosciences nous a appris, le cerveau n’est pas fait pour réaliser plusieurs tâches en même temps. En effet, notre cerveau ne peut traiter efficacement qu’une seule tâche à la fois.

La personne multitâche n’est donc pas efficace. L’idéalpour les personnes ayant une multitude de choses à gérer, est de faire en premier lieu, l’inventaire de ces tâches.

Maintenant que nous avons établi l’importance de l’efficacité, voyons comment devenir efficient pour atteindre les résultats souhaités.

Fixez-vous des objectifs quotidiens

Etablir des objectifs quotidiens est un élément clé de la gestion du temps afin d’aligner vos tâches (activités) sur les résultats globaux que vous souhaitez atteindre. Certaines personnes trouvent utile de dresser une liste de leurs tâches quotidiennes. Les listes peuvent mettre de l’ordre dans la multitude de choses à faire et vous aider à organiser ce qui vous accablerez autrement.

Les objectifs apportent clarté, but et sens à votre travail.

Prioriser vos objectifs

Donner maintenant la priorité à l’efficience. N’oubliez pas qu’il est inutile de faire un travail efficacement si vous ne le faites pas du tout. Pensez à ce qui est vraiment important et combien de temps il vous faudra pour atteindre chaque objectif. Planifiez ensuite cette tâche en lui définissant une deadline.

Dwight Eisenhower, le 34e président des États-Unis, était célèbre pour son incroyable capacité à maintenir sa productivité. Il a développé une méthode (connue désormais sous le nom de matrice d’Eisenhower) pour hiérarchiser les tâches en fonction de l’urgence et de l’importance. Pour développer des compétences de gestion du temps plus efficaces, vous devez vous concentrer principalement sur les tâches importantes qui doivent être effectuées le même jour (urgentes).

Une fois ces tâches terminées, vous pouvez passer aux tâches moins importantes et moins urgentes.

L’avantage de cette méthode est que vous allez sortir de votre journée en ayant la sensation d’avancer vers votre(s) objectif(s) et non de stagner.

Stoppez les distractions

Il n’y a jamais eu autant de perte de productivité depuis que le téléphone portable est arrivé en entreprise. Entre les réseaux sociaux, les appels personnels en plein travail, les sms, les mails… Sans compter, les mails et appels professionnels en plein milieu d’une tâche importante et urgente. Un collègue qui a besoin de vous demander un renseignement, etc.

Une étude américaine a révélé que les salariés américains vérifient leur téléphone toutes les 12 minutes en moyenne. Nous ne devons pas être très loin en France. Sans doute, n’avez-vous jamais fait le lien, mais lorsque vous vous concentrez sur votre téléphone et que vous revenez à la tâche sur laquelle vous travailliez précédemment, vous avez du mal à vous y remettre immédiatement. Il est estimé à 20 minutes le temps pour se remettre à un niveau de concentration optimal. Imaginez la perte de productivité !!!

En supprimant, toute forme de distraction, vous pouvez considérablement améliorer votre efficience.

Ceci n’est qu’un échantillon de tout ce que vous pouvez mettre en place au quotidien dans votre activité ou pour votre entreprise. Pour en savoir plus sur nos formations, découvrez notre brochure sur nos ateliers pratiques en gestion du temps.

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